Conduire un diagnostic: étude documentaire et questions types d'entretien

Motivation

Dans la conduite d'un diagnostic institutionnel, nous sommes appelés à faire l'étude documentaire et organiser des entretiens. A travers les lignes qui suivent, nous partageons avec vous comment nous nous sommes pris pendant toutes ces années de travail.

Une étude documentaire : 

Nous allons procéder à la lecture des documents suivants avec des objectifs bien précis entre autres vérifier l’existence, la conformité, l’authenticité et la régularité des différents documents.

 Il  s’agit  à titre non exhaustif:

Documents	Informations recherchées
Sur le plan associatif et juridique
Statuts, Règlements Intérieurs, reconnaissance juridique	Prouver Son existence effective : année de création, légalisation,  champs d’action, domaines d’intervention, formulation de la vision et de la mission, objectifs, membres – adhésion et sortie, structuration en groupement, organisation et fonctionnement des organes et fédérations, organigramme, personnalité juridique, modifications éventuelles, diffusion, nombre des membres,… Vérifier la pertinence et la légalité de certaines dispositions des documents de base.
PV AG de 5 dernières  années	S’assurer de la tenue régulière et correcte des AG (procédures) Les résolutions de l’AG allant dans le sens de renforcer les performances institutionnelles et organisationnelles de la structure Mesurer le degré de mise en œuvre des résolutions de l’AG ainsi que l’évolution des participations des membres. L’annuaire des membres (état de mise à jour et des cotisations)
PV Conseil d’Administration  et/ou comité de coordination	S’assurer de l’effectivité des réunions de CA Les décisions prises par le CA allant dans le sens de rendre la structure performante. Mesurer le degré de diffusion des décisions du CA ainsi que l’état de mise en application de ces décisions.
Rapports des comités de contrôle et de surveillance de 5 dernières années (niveau confédération et fédération)	S’assurer de l’effectivité de leur travail : composition, nombre d’intervention effectuées, questions abordées et orientations proposées, degré de diffusion.
Au niveau du fonctionnement
Les statuts, Circulaire, notes ou tout autre document de l’AG ou du CA	Document (pourrait  être les statuts ou autres) précisant le mandat du SEP, la composition, les résultats attendus
Le manuel des procédures administratives, comptables et financières/ et ou tout autre document faisant du manuel	L’identification du personnel type de la STRUCTURE ainsi que leurs jobs  descriptions prévus et des agents en poste actuellement. La gestion de rendement, système de motivation et d’évaluation. (Règlements  internes) La découverte des procédures administratives et financières : qui fait quoi, quand et comment ?
Les plans stratégiques de 5 dernières années	Le plan quinquennal, triennal ou annuel Les rapports d’activités, Les rapports financiers  et les rapports d’audit
Les services rendus aux membres	Nature des activités rendue aux membres Conditions pour bénéficier des appuis de la Structure Mesurer le champ de rayonnement de la STRUCTURE
Les contrats avec les partenaires (nationaux, gouvernementaux et internationaux)	La liste des partenaires  Les activités soutenues,  le mondant et la durée Les rapports présentés et feed back reçus L’appartenance à un réseau

b)       Des entretiens,  focus group : 

A côté de ce travail documentaire, il est également prévu des entretiens et même des focus groups avec le Comité fédéral de la STRUCTURE, le Secrétariat Exécutif Provincial, les membres, les partenaires techniques et financiers de la STRUCTURE dont les autorités politico administratives.

Au cours de ces entretiens et/ou focus groupe, l’équipe d’expert sera guidée par les questions suivantes non exhaustives et selon le public.

Au Conseil d’Administration ou comité fédéral et commission de contrôle et les membres

Documents	Questions type
Sur le plan associatif et juridique S’assurer que la structure est pilotée selon une vision et une direction donnée par l’AG puis exécutée par le CP
Statuts, Règlements Intérieurs, reconnaissance juridique	·         Quand est-ce que votre  organisation a été créée (date, mois, année) ? ·         Qu’est ce qui a motivé sa création ? Qui ont été les pionniers ou ceux / celles qui ont pris l’initiative de créer votre organisation ? ·         Quel est le rayon d’action (zone d’intervention) de votre structure ? Est-elle/il accessible? ·         Comment devient-on membre ? ·         Avez-vous les Statuts et le Règlement intérieur, oui ou non ? ces textes sont-ils connus de vos membres ? ·         Avez-vous la personnalité juridique ?  qui l’a donné et quand ? ·         Citez les organes de votre association, de combien des membres se compose chacun de vos organes ? Combien des femmes ? ·         Comptez-vous combien de membres à la création ? Et aujourd’hui vous en avez combien, avez-vous un registre de membres ? ·         Est-que les membres cotisent-ils régulièrement, oui ou non. Si non pourquoi ? ·         Quelle est la vision de votre institution ? Est-elle partagée ? ·         Au regard de l’évolution du contexte, la vision et la mission de la STRUCTURE restent-elles cohérentes ? Si oui, pourquoi ? Si non pourquoi ? ·         Comment avez-vous connu la STRUCTURE ? ·         Pourquoi êtes-vous  devenus membres ? ·         Êtes-vous satisfait des services que la STRUCTURE vous rend ? Si oui, pourquoi ? Sinon Pourquoi ?
Organisation des AG	·         Vous réunissez-vous combien de fois au niveau de l’AG ? Que disent les statuts à ce propos ? ·         Comment l’AG est elle convoquée ? Est-ce en respect des textes ? oui ou non ? si non pourquoi ? ·         Quand date la dernière AG ? ·         Rédigez-vous les procès verbaux de vos rencontres, si oui où les gardez-vous ? ·         Qui suit la mise en œuvre des résolutions de l’AG ? Le fait il bien ? Si non pourquoi ? ·         Quel est le taux de participation des membres ? le quorum est il atteint ? Si non, que faîtes vous ?
Fonctionnement du Conseil d’Administration  et/ou comité provincial	·         Qui sont  les membres du comité provincial ? Sont-ils des élus ? Depuis quand ? Pour quelle durée ? ·         Le comité provincial a combien des membres ? Combien des femmes ? ·         Combien de fois les réunions doivent se tenir conformément aux statuts ? Combien en avez-vous tenu ? ·         Quel est le taux de participation aux réunions ? Comment les réunions sont elle convoquées ? Est-il en respect des dispositions de la STRUCTURE ? ·         Les décisions prises par le CA allant dans le sens de rendre la STRUCTURE performante. ·         Comment les décisions du CA sont diffusées ?
Fonctionnement du  comité de contrôle et de surveillance	·         Comment devient-on membres du Coco ? La commission a combien des membres ? Combien des femmes ? ·         Sur quoi porte le travail du Coco ? A qui s’adresse le rapport ? ·         Combien de fois s’est il réuni ? Est-ce en conformité avec les textes ? ·         Existe-t-il les rapports des contrôles ?
Au niveau du fonctionnement /exécutif Vérifier que les organes orientent  et suivent les activités de terrain de la STRUCTURE
Le suivi de la gestion de la structure : Les statuts, Circulaire, notes ou tout autre document de l’AG ou du CA	·         Qui nomme le secrétaire exécutif ? Est-il sous mandat ? quel est le mandat du secrétaire exécutif ? ·         La STRUCTURE a-t-elle un organigramme ? ·         Il y a –t-il d’autres membres du secrétariat exécutif qui  sont nommés par le CP ? Lesquels ? Pourquoi ?
L’organisation de la gestion de la STRUCTURE : Le manuel des procédures administratives, comptables et financières/ et ou tout autre document faisant du manuel	·         La STRUCTURE dispose-t-elle des manuels des procédures ? Lesquelles ? Sont-elles initiées par le comité provincial ? ont-elles fait l’objet des discussions au niveau de l’AG ? ·         Ca date de quand ? ·         Le CA suit-t-il le respect des manuels ? si oui ? Comment ? Si non pourquoi ? ·         La STRUCTURE a-t-elle une comptabilité ?
L’organisation des activités de la STRUCTURE.	·         La STRUCTURE a-t-elle un plan quinquennal, triennal ou annuel ? Qui l’élabore ? qui l’approuve ?  Si non pourquoi ? ·         Le CP à travers le secrétariat exécutif présente-t-il à l’AG le rapport d’activités et financier chaque année ? Si non pourquoi ? ·         Les comptes de la STRUCTURE sont ils audités ? Si oui
Les services rendus aux membres	·         Quels sont les services que la STRUCTURE rend à ses membres ? ·         Comment la STRUCTURE identifie-t-elle les besoins de ses membres ? ·         Sous quelles conditions les membres accèdent-t-ils à ces services ? ·         A ce jour, combien des membres en ont bénéficié ? ·         Mesurer le champ de rayonnement de la STRUCTURE
Les contrats avec les partenaires (nationaux, gouvernementaux et internationaux)	·         Qui sont les partenaires de la STRUCTURE ? ·         Qui  décident si oui ou non la STRUCTURE peut entrer en partenariat avec une structure ? Comment cela se passe ? Les textes de base ou de gestion organisent-t-ils cette question ?  Qui signent les contrats avec les partenaires ? ·         Qui  a en charge la gestion des partenaires ?

Au Secrétariat Exécutif

Documents	Questions type
Sur le plan associatif et juridique S’assurer que le secrétariat exécutif est un maillon important dans l’animation de la vie associative : archivage, courroie de transmission des informations, relation avec les autorités …
Statuts, Règlements Intérieurs, reconnaissance juridique	·         Quelle est la vision de votre institution ? Est-elle partagée  au sein de l’équipe exécutive? ·         Le SE est il réellement un intermédiaire entre l’association et les membres d’une part et entre l’association publique et l’association d’autre part ? Si oui ? Donner des exemples ? Si non Pourquoi ?
Organisation des AG	·         Pensez vous que vous avez un rôle à jouer dans l’organisation des AG ? Si non ? Pourquoi ? Si oui ? Lequel ? ·         Êtes-vous satisfait de ce rôle ? si oui ? Pourquoi ? Si non Pourquoi ?
Fonctionnement du Conseil d’Administration  et/ou comité provincial	·         Pensez vous que vous avez un rôle à jouer dans l’organisation des CA ? Si non ? Pourquoi ? Si oui ? Lequel ? ·         Êtes-vous satisfait de ce rôle ? si oui ? Pourquoi ? Si non Pourquoi ? ·         Quelle relation entretenez-vous avec le CA ? ·         L’AG et le CA orientent-ils votre travail ? Si oui ? Comment ? Si non ? Pourquoi ?
Fonctionnement du  comité de contrôle et de surveillance	·         Combien de fois s’est il réuni ? Est-ce en conformité avec les textes ? ·         Existe-t-il les rapports des contrôles ? ·         A vos yeux ces rapports renforcent-ils la performance de la STRUCTURE sur la voie de sa professionnalisation ? oui ou non ? Si oui ? Pourquoi ? Si non Pourquoi ?
Au niveau du fonctionnement /exécutif S’assurer que le secrétariat exécutif a mis en place une organisation et des stratégies pour accomplir la mission de la STRUCTURE. C’est cette partie qui fait vivre la STRUCTURE.
L’organisation du travail et gestion du personnel	·         Existe-t-il le statuts du personnel ? ·         La STRUCTURE a-t-elle un organigramme ? ·         Quelles sont les prérogatives de chaque entité (commentaire de l’organigramme) ? ·         Quel est le nombre à ce jour du membre du personnel ? Ce nombre a-t-il évolué en baisse ou en hausse ? pourquoi ? ·         Quel est le profil du personnel ? Est-il en cohérence avec la mission et les activités de la STRUCTURE ? ·         Le personnel est il engagé ? Le personnel a-t-il le contrat ? Quelle est la nature du contrat ? Est-il un volontaire ? ·         Le personnel est il payé régulièrement ? Oui ou non ? ·         Chaque agent a-t-il un job description ? Oui ou non ? Ce job description est il actualisé ? ·         Le personnel est il évalué à la fin de chaque année ? Oui ou non ? Si, qui intervient ? Avec quels outils ? L’évaluation du rendement donne-t-il droit à un avancement ? ·         Le secrétaire exécutif est il évalué ? Par qui ? ·         Il y a –t-il d’autres membres du secrétariat exécutif qui  sont nommés par le CP ? Lesquels ? Pourquoi ?
L’organisation de la gestion de la STRUCTURE : Le manuel des procédures administratives, comptables et financières/ et ou tout autre document faisant du manuel	·         La STRUCTURE dispose-t-elle des manuels des procédures ? Lesquelles ? Sont-elles initiées par le comité provincial ? ont-elles fait l’objet des discussions au niveau de l’AG ? ·         Ca date de quand ? ·         Le CA suit-t-il le respect des manuels ? si oui ? Comment ? Si non pourquoi ? ·         La STRUCTURE a-t-elle une comptabilité ? ·         Les tâches sont elles bien définies ? (qui autorise ? qui tient la caisse ? Qui contrôle ? Le respect du triangle de gestion et la maîtrise des incompatibilités) ·         Quels types de rapport que la comptabilité produit et à quel période ? (le suivi budgétaire, le bilan, le compte d’exploitation) ·         Les comptes de la STRUCTURE sont ils audités ? Si oui, par qui ? Sinon Pourquoi ?
Planification et organisation des activités de la STRUCTURE.	·         La STRUCTURE a-t-elle une approche d’accompagnement et/ou de professionnalisation des organisations paysannes ? Oui ou non ?  Cette approche est elle connue et partagée ? ·         La STRUCTURE a-t-elle un plan quinquennal, triennal ou annuel ? Qui l’élabore ? qui l’approuve ?  Si non pourquoi ? ·         Quelles sont les activités que la STRUCTURE mène en faveur de ses membres ? ·         Le SE prend-t-il en compte les aspirations des membres pour élaborer son plan d’action ? Oui ou non ? Si oui, comment ? sinon, pourquoi ?
Les contrats avec les partenaires (nationaux, gouvernementaux et internationaux)	·         Qui sont les partenaires de la STRUCTURE ? ·         Quel est le rôle du SE dans la recherche des membres ? Qui  décident si oui ou non la STRUCTURE peut entrer en partenariat avec une structure ? Comment cela se passe ? Les textes de base ou de gestion organisent-t-ils cette question ?  Qui signent les contrats avec les partenaires ? ·         Les rapports aux partenaires sont il réguliers et de qualité ? Si non pourquoi ?

Aux partenaires techniques et financiers

Documents	Questions type
Sur le  fonctionnement de la STRUCTURE Découvrir l’appréciation que les partenaires ont de la STRUCTURE et ce qu’ils recommandent pour une bonne professionnalisation
Statuts, Règlements Intérieurs, reconnaissance juridique, mission et fonctionnement des organes	·         Comment avez-vous connu la STRUCTURE ? ·         Quelle est la vision et la mission de la STRUCTURE ? ·         Au regard de l’évolution du contexte, la vision et la mission de la STRUCTURE restent-elles cohérentes ? Si oui, pourquoi ? Si non pourquoi ? ·         Comment appréciez-vous votre partenariat avec la STRUCTURE ? Excellent ? Satisfaisant ? Moyen ? Mauvais ? Pourquoi ?
Perception générale	·         Pouvez-vous nous donner 3 forces et 3 faiblesses de la STRUCTURE qui influencent la bonne mise en œuvre de sa vision et mission ? ·         Existe-t-il dans les milieux (la province, les territoires) les opportunités que la STRUCTURE peut saisir pour avancer ou encore des menaces à éviter dans son chemin de professionnalisation des paysans et paysannes. ·         Êtes-vous satisfait de ce rôle ? si oui ? Pourquoi ? Si non Pourquoi ?