Structuration des organisations : Guide de réflexion ontologique et d’action

Justification 
Nous avons observé le fonctionnement des organisations  et nous nous sommes interrogés sur leurs performances. De notre analyse, il a été important de revenir sur le sens de la structuration si nous voulons comprendre l'origine des contre performances ou même des échecs.

0. Au commencement dans le jardin d’éden

Genèse 1; 26-28: " Puis Dieu dit: Faisons l’homme à notre image, selon notre ressemblance et qu’il domine sur les poissons de la mer, sur les oiseaux du ciel, sur le bétail, sur toute la terre, et sur tous les reptiles qui rampent sur la terre.  Dieu créa l’homme à son image, il le créa à l’image de Dieu, il créa l’homme et la femme. Dieu les bénit, et Dieu leur dit: Soyez féconds, multipliez-vous, remplissez la terre, et assujettissez-là, et dominez sur les poissons de la mer, sur les oiseaux du ciel, et sur tout animal qui se meut sur la terre."

En nous situant dans la perspective de la création et structuration: Qu’est ce que ce récit de la création nous révèle?

1.1.           C’est quoi la structuration

La structuration, c’est le fait de  mettre en place une structure ou une organisation.

L’organisation étant comprise comme un ensemble de personnes qui agissent pour remplir une mission dans un espace déterminé et dans un contexte bien précis. 

Toute structuration est axée sur l’accomplissement d’une mission.

  

1.2.           Les éléments de  la structuration

Partant de cette définition, les éléments clés de toute structuration sont les suivants :

a)      Existence d’un mandat ou mission:

Toute organisation nait de la nécessité de pouvoir donner une réponse à une situation non satisfaisante qui est permanente  ou non (structurante ou conjoncturelle)  dans un espace bien déterminé et dans le temps (plus longtemps possible). La mission définit également la raison d’être de la structure.

L’existence d’un problème à résoudre constitue le lien fort entre différents membres de l’organisation.

 Il existe des organisations qui naissent juste pour obtenir un résultat immédiat. C’est le cas de tout le consortium qui se met en place pour revendiquer un changement, une loi puis disparaît dès que le résultat est obtenu.

 Il y a aussi des organisations qui voient le jour pour lutter contre la pauvreté et cela prend suivant beaucoup plus de temps. C’est l’exemple des organisations paysannes (OP) ou des organisations non gouvernementales de développement (ONGD)

b)      Avoir le mandat:

L’existence d’une mission renvoie implicitement à la notion du  mandant et du mandataire.

 Le mandant est identifié comme la personne qui confie la mission, qui envoie en mission.

Dans la plupart des cas et le plus souvent pour les organisations, les événements (contexte de la création), les cibles directes et  les initiateurs sont considérés comme mandant. Ceci renvoie également  à l’idée même de la légitimité dans la mesure où l’organisation dispose d’une base sociale qui reconnait son utilité et justifie  sa raison d’être dans son milieu. Généralement, l’Assemblée Générale est admise comme Mandant.

 Le mandataire est la personne à qui le mandant confie l’exécution de la mission. Dans les organisations, le Conseil d’Administration ou Comité de Gestion est considéré comme mandataire. Il agit sur ordre du mandant.

 c)      Se doter de la forme correspondante;

Pour bien accomplir sa mission, il est indispensable  de se doter de la FORME qui convient ou qui sied le mieux à ce que vous voulez bien. Bien souvent ce sont les lois du pays qui octroient les formes en fonction de la mission et des actions.Une fois cette forme reconnue par l’Etat, l’organisation ou la structure a ce qu’on appelle  la légalité. Elle a une personnalité juridique. A titre d’exemples des formes d’organisation, la République Démocratique du Congo définit dans :

·         La loi 004/2001 du 20 juillet 2001 portant dispositions générales applicables aux associations sans but lucratif et aux établissements d’utilité publique: Dans cette loi est reconnue comme ASBL : Les Organisations Non Gouvernementale « ONG » en sigle ; les Confessions Religieuses (De l’Exercice des Cultes) et des Etablissements d’Utilité Publique ;

·         L’acte uniforme OHADA[1] sur les Sociétés Coopératives (9^ème acte) : Cet acte porte sur les coopératives et le Groupement d’Intérêt Economique.

d)     Définir les produits ou les services

L’accomplissement de la mission passe par le développement des produits ou des services à l’attention du public cible, des membres et des autres parties prenantes.

C’est à travers les produits et les services que l’organisation tente de prouver sa raison d’être et son utilité.

 e)      Avoir des activités à réaliser

Les produits ou services se présentent concrètement sous formes des activités qui seront déployées sur terrain.

 f)       Avoir des ressources nécessaires pour agir à tout temps car la mission demeure dans le temps.

Lorsqu’il faut accomplir sa mission, il est important de mobiliser les ressources humaines, matérielles et financières qui correspondent bien aux objectifs assignés.

A ce stade, l’organisation doit répondre à la question basique suivante « Qu’est –ce que la réalisation ou accomplissement de notre mission exige… »

• En termes de moyens humains :

o   Combien de personnes ?

o   De quel profil ?

o   Pour quel type de contrat de travail ?

o   Pour quelle politique sociale ?

• En termes de moyens matériels/équipements
• Quel type d’équipements pour réaliser notre projet ?
• Est – ce que notre environnement, son  contexte est adapté à cet équipement ?
• Est – ce –qui à l’interne nous avons la compétence (Recyclage)
• Pour quelle politique d’entretien et d’amortissement ?

• En termes d’argent

a) calculer le coût :

o    du personnel : salaire, soins médicaux, transport, formation, primes, frais funéraires.

o   des activités (coût direct)

o   des équipements

o   des frais généraux (fixes) : loyer, électricité, eau, Internet, téléphone, fournitures.

b) Déterminer l’origine

o   Apport local : Contribution des membres, vente des services et biens. Il est important de chiffrer cet apport local

o   Contribution extérieure : chiffrer et identifier qui peut financier notre projet.

g)      Avoir des fonctions ou système et des organes adaptés conséquents et  les rendre opérationnels:

Comme le corps humain, toute organisation doit définir les fonctions qui doivent faciliter la réalisation de la mission.  Ces fonctions doivent être exercées par des organes.

Ne dit-on pas « la fonction crée les organes ou encore un organe qui ne fonctionne pas s’atrophie ». Il faut donc les affuter régulièrement.

D’autres fonctions se développent avec le temps.

Dans une organisation, les fonctions clés seraient :

Fonctions	Organe clé	Commentaires
1.      Construction de la vision, Responsabilisation et Responsabilité, Stimulation, régulation, interconnexion ou relation,…	Assemblée Générale	Cette fonction se rapproche plus du système nerveux et consiste à donner un sens à toutes les actions initiées conforment à la mission, confie les responsabilités et assume toute la responsabilité qui incombe à l’organisation vis-à-vis des membres et de la société, oriente et sanctionne. Elle définit toute la logique de l’organisation dans toutes les matières : fonctionnement des organes, logique et politique de mobilisation de fonds, la logique et politique d’interconnexion (se rapprocher et impliquer les autres), l’organisation de travail, les résultats et impacts recherchés, les principes de gestion des partenaires,…
2.      Circulation des orientations, la vision,  l’information,…	Conseil d’Administration soutenu par la Direction, coordination ou secrétariat exécutif.	C’est une fonction qui se rapprocherait du système sanguin dont le but de faire circuler le sang dans l’organisation. Il s’agit ici des informations clés qui facilitent la prise des décisions et oriente l’action de tout membre de l’organisation. Il pourrait s’agir des résolutions de l’Assemblée Générale, des décisions du Conseil d’Administration et toute autre information pertinente avec un effet substantiel sur le fonctionnement de l’organisation.
3.      Mobilisation, utilisation/gestion, justification de l’utilisation des ressources nécessaires à la réalisation de la mission	Secrétariat Exécutif soutenu par le Conseil d’Administration	Cette fonction se rapprocherait plus du système respiratoire et digestif dans les corps humaines. Ces deux systèmes apportent les ressources nécessaires à l’organisme. Par cette fonction, il est question d’organiser la mobilisation des ressources (planification), la gestion et l’utilisation ainsi que la justification de l’utilisation des ressources aux membres et partenaires. A cet effet, le manuel des procédures est produit, l’administration organisée, le système comptable mise en place. Un dispositif cohérent de collecte des données, traitement, analyse, exploitation et archivage est installé.
4.      Contrôle et sanction (Maintien de l’intégrité)	Commission de contrôle soutenu par l’Assemblée Générale	Par rapport au corps humain, c’est le système excréteur. En effet, toute organisation doit développer un dispositif de contrôle interne et externe qui lui permet d’identifier les erreurs, les fautes et pouvoir apporter des amendements nécessaires et sanctions dans le délai. Le manuel des procédures, l’existence de la commission de contrôle, les évaluations et les audits sont des éléments qui constituent l’ensemble de cette fonction.
5.      Production des résultats	Secrétariat Exécutif soutenu par son service technique	Cette fonction consiste à la combinaison des moyens, consommation des ressources, l’organisation et la réalisation des activités afin d’apporter des résultats qui consolide l’accomplissement de la mission de l’organisation. Elle pourrait se rapprocher du système de reproduction.

Il y a lieu de noter que toutes ces fonctions sont complémentaires et de rappeler aussi que la non réalisation d’une fonctionne impacte sur  la réalisation de la mission de l’organisation. Il est plus qu’impérieux de s’assurer que toutes les fonctions sont bien opérationnelles.

h)     Etat Sain, Evaluation et diagnostic

Au moment de la structuration d’une organisation, et grâce à la logique des fonctions, il est demandé de définir l’ « ETAT SAIN » de la structure qui dégagerait le seuil normal du fonctionnement des organes ou de la réalisation des fonctions qui rassure sur l’accomplissement optimal de la mission de l’organisation. Ce seuil permet d’alerter sur le dysfonctionnement ou la performance de la structure.

Par ailleurs, il demeure important de définir déjà les champs et le mode d’évaluation ou du diagnostic qui sera réalisé pour mesurer le degré d’accomplissement de la mission de l’organisation. L’existence d’une telle architecture va guider le fonctionnement des organes et l’organisation des activités.

Que doit-on privilégier : (i) l’approche basée sur les fonctions ? (ii) l’approche fondée sur le développement des capacités ? (iii) les critères de maturité et autonomie ? etc

 

 

 

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[1] OHADA : Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit d’Affaires. Elle est une organisation internationale de plein exercice, dotée d’une personnalité juridique internationale, qui poursuit une œuvre d’intégration juridique entre les paysans qui en sont membres.