Accompagnement basé sur les fonctions essentielles d'une organisation

Comme le corps humain, toute organisation doit définir les fonctions qui doivent faciliter la réalisation de la mission.  
Ces fonctions doivent être exercées par des organes. Il faudrait donc les identifier avant de mettre en place les animateurs ou les organes.

Ne dit-on pas « la fonction crée les organes ou encore un organe qui ne fonctionne pas s’atrophie ». Il faut donc les affûter régulièrement.

Dans une organisation, les fonctions clés sont :

Fonctions	Organe clé	Commentaires
1.      Construction de la vision, Responsabilisation et Responsabilité, Stimulation, régulation, interconnexion ou relation,…	Assemblée Générale	Cette fonction se rapproche plus du système nerveux et consiste à donner un sens à toutes les actions initiées conforment à la mission, confie les responsabilités et assume toute la responsabilité qui incombe à l’organisation vis-à-vis des membres et de la société, oriente et sanctionne. Elle définit toute la logique de l’organisation dans toutes les matières : fonctionnement des organes, logique et politique de mobilisation de fonds, la logique et politique d’interconnexion (se rapprocher et impliquer les autres), l’organisation de travail, les résultats et impacts recherchés, les principes de gestion des partenaires,…
2.      Circulation des orientations, la vision, l’information,…	Conseil d’Administration soutenu par la Direction, coordination ou secrétariat exécutif.	C’est une fonction qui se rapprocherait du système sanguin dont le but de faire circuler le sang dans l’organisation. Il s’agit ici des informations clés qui facilitent la prise des décisions et oriente l’action de tout membre de l’organisation. Il pourrait s’agir des résolutions de l’Assemblée Générale, des décisions du Conseil d’Administration et toute autre information pertinente avec un effet substantiel sur le fonctionnement de l’organisation.
3.      Mobilisation, utilisation/gestion, justification de l’utilisation des ressources nécessaires à la réalisation de la mission	Secrétariat Exécutif soutenu par le Conseil d’Administration	Cette fonction se rapprocherait plus du système respiratoire et digestif dans les corps humaines. Ces deux systèmes apportent les ressources nécessaires à l’organisme. Par cette fonction, il est question d’organiser la mobilisation des ressources (planification), la gestion et l’utilisation ainsi que la justification de l’utilisation des ressources aux membres et partenaires. A cet effet, le manuel des procédures est produit, l’administration organisée, le système comptable mise en place. Un dispositif cohérent de collecte des données, traitement, analyse, exploitation et archivage est installé.
4.      Contrôle et sanction (Maintien de l’intégrité)	Commission de contrôle soutenu par l’Assemblée Générale	Par rapport au corps humain, c’est le système excréteur. En effet, toute organisation doit développer un dispositif de contrôle interne et externe qui lui permet d’identifier les erreurs, les fautes et pouvoir   apporter des amendements nécessaires et sanctions dans le délai. Le manuel des procédures, l’existence de la commission de contrôle, les évaluations et les audits sont des éléments qui constituent l’ensemble de cette fonction.
5.      Production des résultats	Secrétariat Exécutif soutenu par son service technique	Cette fonction consiste à la combinaison des moyens, consommation des ressources, l’organisation et la réalisation des activités afin d’apporter des résultats qui consolide l’accomplissement de la mission de l’organisation. Elle pourrait se rapprocher du système de reproduction.

Il y a lieu de noter que toutes ces fonctions sont complémentaires et de rappeler aussi que la non réalisation d’une fonctionne impacte sur  la réalisation de la mission de l’organisation. Il est plus qu’impérieux de s’assurer que toutes les fonctions sont bien opérationnelles.